E-Mail & Collaboration

Über 80% des gesamten E-Mailaufkommens in Deutschland besteht aus unerwünschten E-Mails (Spam). Spam verursachen deutschen Unternehmen hohe Kosten, weil Arbeitnehmer einen immer größer werdenden Anteil ihrer Arbeitszeit für die Sichtung und das manuelle Löschen von Spam-Nachrichten aufwenden müssen.

Viele Unternehmen reagieren auf diese Bedrohung, indem sie im Unternehmen Antispam-Appliances oder Spamfilter auf Arbeitsplatz-PCs oder Mailservern installieren. Das Problem dieser Lösungsansätze: Sie werden In-House installiert. Schädliche Mails gelangen dadurch bis in das Unternehmen und belasten unnötig die Internet-Anbindung und die Infrastruktur. Zudem müssen diese Einrichtungen sorgfältig administriert werden, um den gewünschten Schutz zu bieten, was einen nicht unerheblichen Aufwand verursacht. Bei nicht sachgerechter Administration kann sich der eigentlich beabsichtigte Schutz sogar ins Gegenteil verkehren. Schäden durch Sicherheitslöcher oder verloren gegangene E-Mails sind die möglichen Folgen.

tasqade ist eine webbasierte Plattform für Projektmanagement, die grenzenlose Zusammenarbeit ermöglicht – egal ob im gleichen Büro oder weltweit verteilt. Mit tasqade wird für Teams eine bisher nicht mögliche Transparenz erzielt – flexible Unternehmensabläufe werden planbar und standardisierbar.

Effektiver als E-Mails und Excel-Listen - einfacher als MS-Project
Die einfach bedienbare Anwendung gestaltet die Aufgabenverteilung und den Austausch im Team effizienter. Teammitglieder schicken sich gegenseitig Aufgaben zu und haken erledigte Aufgaben in ihrer To-do Liste ab. Dadurch aktualisiert sich automatisch die gemeinsame Projektübersicht. Jeder kann in Echtzeit verfolgen, was sich im Projekt geändert hat oder neu hinzugekommen ist.

Räumen Sie Ihr Outlook-Postfach auf mit Auto-Mate.

Es gibt nichts Schlimmeres als in einem überfüllten eMail-Postfach nach einer bestimmten Information suchen zu müssen. Durch die unüberschaubare Flut an Mails quillt Ihr Postfach schnell über, weil Sie nicht jede Mail einzeln bearbeiten möchten - für Sie stellt sich dann oft nur die Frage "delete before read" oder "nicht anfassen - vielleicht erledigt es sich von selbst".

Atlassian JIRA unterstützt die Mitglieder von Projekt-Teams, die Mitarbeiter von Abteilungen oder auch des gesamten Unternehmens beim Projektmanagement und bei der Vorgangsverwaltung. Wurde es zunächst vorwiegend beim Bug-Tracking in der Software-Entwicklung eingesetzt, so hat es mittlerweile Eingang in viele andere Branchen und Anwendungsbereiche gefunden.

Wo immer es im Unternehmen um das Management von Aufgaben, Ideen, Optimierungen oder Maßnahmen geht, hilft JIRA den Anwendern auf pragmatische und effiziente Weise bei der Bearbeitung, Kontrolle und Verfolgung, Steuerung und Auswertung der Vorgänge.

Atlassian Confluence ist ein Enterprise Wiki-Tool, mit dem Websites um Inhalte ergänzt werden können bzw. in Websites nach Inhalten gesucht werden kann. Diese Wissensmanagement-Applikation sichert den Erhalt von Wissen im Unternehmen und fördert die Zusammenarbeit von Teams.

Das Tool lässt sich leicht installieren und verfügt über ein benutzerfreundliches WYSIWYG-Interface. Die Zugriffssicherheit wird durch ein rollenbasiertes Rechtesystem gewährleistet, das den Zugriff auf Arbeitsbereiche und Seiten regelt. Verschiedene Werkzeuge unterstützen die Strukturierung der Seiten und Inhalte. Das Seitenlayout kann an die Design-Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Teamarbeit auf virtueller Ebene spielt eine immer wichtigere Rolle im Unternehmen. Die Exchange©Server-Umgebung mit seinem Client Outlook© bietet zwar eine Reihe von Möglichkeiten an, arbeitsplatz- bzw. userübergreifend zu arbeiten, jedoch bleiben viele praxisorientierte Wünsche offen: zwar haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Postfächer zu öffnen, Stellvertretungen einzurichten, Abwesenheitsstände zu signalisieren oder Frei-/Gebucht-Zeiten abzugleichen, aber letztendlich bleibt alles doch technische Arbeit. Der User hat dann oft das Gefühl, keine der angebotenen exchange©-eigenen Lösungen (wie z.B. im Falle des zusätzlich geöffneten Postfaches) biete ein stimmiges, praxisbezogenes und in sich geschlossenes Arbeitskonzept.

Mit der wachsenden Menge an gespeicherten Daten steigt der firmeninterne Bedarf an einem übersichtlichen Ablage- und Sortiersystem. Leider ist dieser Vorgang im Outlook©- Client etwas schwierig, denn die meisten Vorgänge sind elementübergreifend und sollten optimalerweise alle Vorgänge zusammenfassen. Hierzu werden in Outlook© in der Regel die Outlook©-Kategorien verwendet.

Das Thema Kategorien ist im Outlook©/Exchange©- Umfeld leider nicht zufriedenstellend gelöst:

• Wann wird eine Hauptkategorienliste angelegt?
• Was passiert mit den Kategorien während eines Datenverlustes auf Client-oder Serverebene?
• Wie sichere ich benutzerdefinierte Kategorien?
• Wie stelle ich den Anwendern einheitliche Kategorien zentral und unternehmensweit zur Verfügung?

Für diese Fragen gibt es in Outlook©/Exchange© keine Antwort, d.h.: Eine zentrale Kategorienverwaltung ist einfach nicht vorgesehen! OLXCat bietet eine perfekt auf die Ansprüche einer zentralen Kategorisierung abgestimmte Lösung und aktualisiert die lokale Hauptkategorienliste der einzelnen Outlook©-Clients vollautomatisch aus beliebig definierbaren, zentral verwalteten Kategorien.

Die Erstellung von personalisierten Serienmails oder Serienfaxen ist im Zusammenspiel von Outlook© und Word© oftmals sehr schwierig. Der produkteigene Weg ist ebenso kompliziert wie praxisfern: Die Erstellung über den Word©-Briefassistenten scheitert an der fehlenden Einbindungsmöglichkeiten eigener Vorlagen, der Weg über Outlook© und der Seriendruckfunktion führt den Outlook©-Nutzer direkt in ein Word©-Seriendruck-Dokumentenchaos, in dem sich der Anwender mit einem verwirrenden Funktions-Mix aus Seriendruckfeldern, Adressblöcken und Druckoptionen konfrontiert sieht - vorausgesetzt natürlich, der Anwender schafft es vorab, das Outlook©-Adressbuch als Kontaktquelle einzubinden.

Vermutlich kennen Sie das Problem: Trotz installierter Anti-Spam-Lösung verwenden die Mitarbeiter Ihres Unternehmens jeden Tag einen nicht unwesentlichen Teil Ihrer Arbeitszeit damit, unerwünschte E-Mails auszusortieren.

NoSpamProxy verspricht hier Abhilfe und beschreitet dazu einen ganz eigenen Weg: Im Gegensatz zu herkömmlichen Lösungen scannt NoSpamProxy E-Mails schon während des SMTP-Empfangs und klassifiziert die E-Mail anhand unterschiedlicher Filter. Wird eine E-Mail als Spam klassifiziert, so wird diese E-Mail nicht vom System angenommen und der Absender erhält eine entsprechende Benachrichtigung. Wird die E-Mail als vertrauenswürdig eingestuft, darf diese passieren.

E-Mail-Korrespondenz spielt im Geschäftsleben eine immer bedeutendere Rolle.

Was vielen Geschäftsführern und Unternehmensvorständen jedoch nicht bewusst ist: Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihren elektronischen Geschäftsverkehr ordnungsgemäß zu archivieren. Gemäß deutschem Handelsrecht, Steuerrecht und Arbeitsrecht sind E-Mails je nach Inhalt für einen Zeitraum von sechs beziehungsweise zehn Jahren revisionssicher aufzubewahren. Zusätzlich sollte die elektronische Korrespondenz im Hinblick auf das Produkthaftungsgesetz gespeichert werden.

GFI MailArchiver gewährleistet nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sondern unterstützt durch die Verkleinerung des Nachrichtenspeichers eine höhere Exchange-Server-Performance.

Die BlackBerry-Plattform bietet optionale Server-, Desktop- und Device-Software, die zusammenarbeiten, um die Verbindung zwischen Ihrem BlackBerry-Gerät, Ihren E-Mails und anderen Anwendungen zu verwalten.

BlackBerry Enterprise Server
Die BlackBerry Enterprise Server™-Software befindet sich hinter der Firewall Ihrer Organisation und wurde dafür entwickelt, eng mit vorhandenen Unternehmenssystemen zusammenzuarbeiten, um so die drahtlose Kommunikation und die Unternehmensdaten mobilen Benutzern bereitzustellen.