E-Mail & Collaboration

MailStore Server - E-Mail-Archivierung gemessen an den heutigen Anforderungen

MailStoreLängst hat es sich als Standard-Kommunikationsmedium vor allem im beruflichen Zusammenhang etabliert, E-Mail fast täglich zur Korrespondenz mit Kunden, Kollegen und Vorgesetzten einzusetzen. Gleichzeitig verkörpert das E-Mail-Postfach im Unternehmen aufgrund seiner Nachhaltigkeit eine der umfassendsten Informationsressourcen für jeden Mitarbeiter. Dadurch werden E-Mails über viele Jahre gespeichert und gelten als durchsuchbare Wissenssammlung, welche über viele Jahre lang jeden Tag mitwächst. Für den Unternehmenserfolg ist es also entscheidend, wie zuverlässig diese Daten erhalten bleiben. Allerdings sind die E-Mail-Systeme in der Regel gar nicht für so gewaltig große Datenmengen ausgelegt.

Parallel zum weitergeführten E-Mail-System ist eine Datenbanklösung eine empfehlenswerte Ergänzung, da der Administrator nach der Archivierung über den Verbleib der älteren Daten entscheiden kann. So lassen sich die Datenmengen eindämmen.

Eine Speicherlösung auf einem Server, auf welchem die Postfachdaten auch über viele Jahre hinweg ohne dass der Rechner des jeweiligen Mitarbeiters drastisch verlangsamt wird aufbeahrt werden, klingt also unterm Strich nach einer nachvollziehbaren, logischen Konsequenz.
Hier kommt als eine der in Deutschland gängigsten E-Mail-Archivierungslösungen auf dem Markt ins Spiel: MailStore. Hierbei werden Kopien aller Mails in einem externen Archiv abgelegt und können zum Beispiel über eine nahtlose Integration in Outlook sehr schnell durchsucht sowie jederzeit auf diese zugegriffen werden. Die Lösung ist für nahezu alle E-Mail-Systeme geeignet und ist intuitiv bedienbar. Sogar Google Apps werden unterstützt.

E-Mail Archivierung via GWAVA – erforderlicher Schutz Ihrer Betriebskorrespondenz

GWAVA RetainDer Gesetzgeber hat es bisher versäumt, für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung die Rechtsgrundlagen für die E-Mail-Archivierung zu vereinheitlichen. Was für die Post gilt, ist für E-Mail ebenso wichtig. Bei der täglichen regen E-Mail-Kommunikation und den etlichen Dateianhängen kommen einige E-Mail-Systeme an Leistungsgrenzen. Die Accounts pro Arbeitsplatz erreichen mittlerweile beachtliche Größen. Bislang wurden all diese Mails im Rahmen der Datenarchivierung mitgespeichert, um generell Systemausfällen vorzubeugen. Dabei wurden jedoch jedes Jahr riesige Datenmengen gesichert, die eigentlich nicht verändert wurden; hinsichtlich der umstrittenen privaten E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz wird dieses Problem sogar noch größer und unübersichtlicher. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen und Behörden sinnvoll, „alte“ E-Mails in einem Archivierungssystem gesondert zu sichern, um das E-Mail-System geordnet zu gestalten sowie um das Volumen der jeweiligen Backups zu entlasten.

Generell gilt die zu erfüllende Aufbewahrungspflicht für E-Mails von mindestens zehn Jahren, beginnend am Ende des Kalenderjahres. Dies bedeutet für Unternehmen und Behörden, dass nicht nur die Archivierung, sondern auch die Löschung von E-Mails entsprechend den gesetzlichen Anforderungen organisiert werden muss. Und diese Anforderungen haben sich seit 2015 stark geändert:
Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, betrifft sämtliche steuerlich relevante Dokumente. Diese umfangreiche Regelung gilt seit Januar 2015 für alle Unternehmen in Deutschland und löst die vorherigen Regelungen ab. Die GoBD erwarten, dass digitale Daten unverändert gespeichert werden.

CodeTwo Outlook Export

c2export.pngSie möchten Daten aus Microsoft Outlook heraus flexibel weitergeben, aber die Standard-Funktion von Microsoft ist nicht umfassend genug? Der polnische Outlook- und Exchange-Spezialist CodeTwo bietet Ihnen mit dem kostenfreien Administratoren-Werkzeug CodeTwo Outlook Export die Möglichkeit, Ihre Microsoft Outlook-Daten aus Ordnern jeden Typs wie z.B. aus Kalendern, Kontakten, E-Mails, Aufgaben, Journals und Notizen ohne großen Aufwand in CSV-Textdateien zu exportieren. Über die in Microsoft Outlook bereits vorhandenen Export-Funktionen hinaus, können Sie auch benutzerdefinierte Felder aus Outlook-Kontakten auslesen. Das nur 15,4 MB kleine Tool kann nach der Installation bequem und einfach über die Symbolleiste in Outlook gestartet werden.

YouTrack 6

JetBrains YouTrack 6YouTrack ist ein tastaturorientiertes, vollständig anpassbares Tool zur Problem- und Projektverfolgung, das speziell für die Anforderungen von Entwicklerteams entwickelt wurde. Schon frühere Version von YouTrack konnten mit leistungsstarken Suchabfragen, effizienter Befehlssyntax und vollständig anpassbaren Arbeitsabläufen und Problem-Attributen aufwarten.

Bereits in YouTrack 4.0 wurde ein brandneues, unabhängiges Modul für agiles Projektmanagement eingeführt. Damit können Scrum-Teams ihre Arbeit im Rahmen einer Reihe aufeinander folgender Sprints planen und verwalten, während Teams, die dem Kanban-Prozess folgen, ihren Arbeitsablauf direkt am Tisch verwalten und quantitativ erfassen können.

Agiles Projektmanagement in YouTrack ist flexibel genug, um sich ausgereiften Scrum- und Kanban-Arbeitsabläufen anzupassen oder auch neue Teams an solche agilen Arbeitsmethoden heranzuführen. Tatsächlich können alle Teams das Beste aus beiden Welten vereinen, indem sie ihre Lieblingsmethoden aus den beiden Vorgehensweisen einfach zusammenführen.

CodeTwo Exchange Migration

CodeTwo Exchange MigrationDer Umstieg auf Microsoft Exchange Server 2010 oder 2013 von einer früheren Version ist oft ein steiniger Weg und hat nicht wenige Administratoren an den Rande eines Nervenzusammenbruchs gebracht. Besonders schwierig gestaltet sich der Umstieg von Exchange 2003 zu 2013, erfordert dieser doch die Installation von Exchange 2010 als Zwischenschritt.

Der polnische Outlook- und Exchange-Spezialist CodeTwo hat mit CodeTwo Exchange Migration ein cleveres Tool veröffentlicht, das Exchange-Migrationen ihren Schrecken nimmt. Selbst das Verschieben der MS Exchange-Postfächer in einen anderen Active Directory-Forest stellt dank Exchange Migration keine besondere Herausforderung mehr dar. Mit CodeTwo Exchange Migration sichern Sie sich die maximale Kontrolle über den Migrationsprozess. Die Konfiguration des Programms ist sehr einfach und erfordert kein PowerShell-Scripting. Jede Option erreichen Sie bequem über das Programminterface.

GWAVA Retain

GWAVA RetainGWAVA Retain ist eine flexible, leistungsstarke und plattformunabhängige Archivierungslösung. Retain ist für kleine wie auch große Unternehmen geeignet und ist On-Premise und in der Cloud verfüg­bar. E-Mail-Archivierung mit Retain bietet Ihrem Unternehmen technische, wirtschaftliche und auch rechtliche Vorteile. Spezielle Technologien, wie schnelle eDisco­very- und Single-Instance-Storage, reduzieren die Komplexität Ihres Systems, minimieren Ihre Kosten und vereinfachen die Einhaltung Ihrer internen und externen Compliance Richtlinien.

Retain archiviert all Ihre Daten aus verschiedenen Messaging- und Social-Media-Plattformen. Je nach Bedarf unterstützt Retain Microsoft Exchange, Office 365, Novell GroupWise, Google Mail, Facebook, Twitter und BlackBerry Enterprise Server. Alle Messaging Daten werden in einem zentralen Archiv gespeichert, was den Vorteil bietet, dass Sie nur noch in einer einzigen Datenbank nach Dokumenten suchen müssen.

Retain bietet Ihrem Unternehmen unabhängig von der Plattform flexible Archivierungs-Optionen. Indem alle Daten dank Sin­gle-Instance-Storage Technologie komprimiert archiviert werden, reduziert Retain Ihre Spei­cherkosten. Auf Grund der Migrations- und Indexierungs-Tools wird zusätzlich Zeit eingespart, da Ihre Mitarbeiter Informationen nicht mehr lange suchen müssen, sondern diese mühelos finden. Zudem wird Ihnen durch die eingebauten eDiscovery- und Publishing-Tools die Einhaltung von Compliance Richtlinien erleichtert. Suchen, finden und exportieren Sie Ihre Daten im Handumdrehen. Im Falle einer rechtlichen Prüfung können Sie Nachrichten außerdem markieren, aufbewahren und exportieren, um so optimal auf Streitigkeiten vorbereitet zu sein.

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange RulesIn vielen Unternehmen ist heute Microsoft Exchange Server als leistungsfähiges Groupware- und Nachrichtensystem im Einsatz. Doch trotz Active Directory-Integration geraten manche Aufgaben für die Administratoren zur Sisyphus-Arbeit. Es sind vor allen Dingen die Signaturen und Disclaimer, die dem einen oder anderen Kopfzerbrechen bereiten.

In Organisationen, die mehrere hundert oder gar tausend Mitarbeiter beschäftigen, erfordert die Durchsetzung einer einheitlichen Politik für ausgehende Korrespondenz sehr viel Arbeit und Geduld. Mangelnde Kommunikation, Nachlässigkeit und hohe Mitarbeiter-Rotation sind Faktoren, die schnell zum Entstehen von inkorrekten Signaturen oder gar zum Fehlen derselben in Firmennachrichten führen können.

Mit der Produktreihe CodeTwo Exchange Rules haben die Entwickler eine Lösung auf den Markt gebracht, die Ihnen die Möglichkeit bietet, Signaturen und Disclaimer einfach und flexibel zu erstellen und in Firmennachrichten einzufügen, die via Microsoft Exchange versendet werden.

JIRA – Das Tool für Bug-Tracking und Projektverfolgung

Atlassian JIRAAtlassian JIRA unterstützt die Mitglieder von Projekt-Teams, die Mitarbeiter von Abteilungen oder auch des gesamten Unternehmens beim Projektmanagement und bei der Vorgangsverwaltung. Wurde es zunächst vorwiegend beim Bug-Tracking in der Software-Entwicklung eingesetzt, so hat es mittlerweile Eingang in viele andere Branchen und Anwendungsbereiche gefunden.

Wo immer es im Unternehmen um das Management von Aufgaben, Ideen, Optimierungen oder Maßnahmen geht, hilft JIRA den Anwendern auf pragmatische und effiziente Weise bei der Bearbeitung, Kontrolle und Verfolgung, Steuerung und Auswertung der Vorgänge.

Mit der leicht zu bedienenden Anwendungen können alle Vorgänge, Funktionen, Aufgaben und Verbesserungsvorschläge auf einfache Weise verwaltet werden. Die Workflows lassen sich übersichtlich abbilden. Änderungen und Versionen werden dokumentiert, Anhänge und Komponenten können gezielt gesucht werden. Mit Hilfe einer Volltextrecherche werden Inhalte gefunden und gefiltert.

Die Anwendungsoberfläche lässt sich an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen, und es können unternehmensspezifische Statistiken erstellt werden. Die Arbeit mit der Anwendung erfolgt mit Zugriffsrechten.

Atlassian Confluence - Das Enterprise Wiki für Intranet 2.0

Atlassian ConfluenceAtlassian Confluence ist ein Enterprise Wiki-Tool, mit dem Websites um Inhalte ergänzt werden können bzw. in Websites nach Inhalten gesucht werden kann. Diese Wissensmanagement-Applikation sichert den Erhalt von Wissen im Unternehmen und fördert die Zusammenarbeit von Teams.

Das Tool lässt sich leicht installieren und verfügt über ein benutzerfreundliches WYSIWYG-Interface. Die Zugriffssicherheit wird durch ein rollenbasiertes Rechtesystem gewährleistet, das den Zugriff auf Arbeitsbereiche und Seiten regelt. Verschiedene Werkzeuge unterstützen die Strukturierung der Seiten und Inhalte. Das Seitenlayout kann an die Design-Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Als Erweiterungen stehen die Integration einer E-Mail-Funktion, der Export von Inhalten in das PDF-, HTML oder XML-Format sowie die automatische Anpassung von Strukturen zur Verfügung.

Die Verwendung von Confluence bietet sich beispielsweise für die Zusammenarbeit von Projekt- oder Entwicklungsteams, Vertrieb und Marketing und Personalsachbearbeitern an. Generell unterstützt die Software die Arbeit aller Mitarbeiter, die über spezielles Wissen verfügen und dies mit anderen Kollegen teilen möchten.

OLXSendAs - Versenden von Nachrichten mit frei definierbaren Absenderadressen


Teamarbeit auf virtueller Ebene spielt eine immer wichtigere Rolle im Unternehmen. Die Exchange©Server-Umgebung mit seinem Client Outlook© bietet zwar eine Reihe von Möglichkeiten an, arbeitsplatz- bzw. userübergreifend zu arbeiten, jedoch bleiben viele praxisorientierte Wünsche offen: zwar haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Postfächer zu öffnen, Stellvertretungen einzurichten, Abwesenheitsstände zu signalisieren oder Frei-/Gebucht-Zeiten abzugleichen, aber letztendlich bleibt alles doch technische Arbeit. Der User hat dann oft das Gefühl, keine der angebotenen exchange©-eigenen Lösungen (wie z.B. im Falle des zusätzlich geöffneten Postfaches) biete ein stimmiges, praxisbezogenes und in sich geschlossenes Arbeitskonzept.

OLXCat - Outlook-Kategorien gemeinsam nutzen


Mit der wachsenden Menge an gespeicherten Daten steigt der firmeninterne Bedarf an einem übersichtlichen Ablage- und Sortiersystem. Leider ist dieser Vorgang im Outlook©- Client etwas schwierig, denn die meisten Vorgänge sind elementübergreifend und sollten optimalerweise alle Vorgänge zusammenfassen. Hierzu werden in Outlook© in der Regel die Outlook©-Kategorien verwendet.

Das Thema Kategorien ist im Outlook©/Exchange©- Umfeld leider nicht zufriedenstellend gelöst:

  • Wann wird eine Hauptkategorienliste angelegt?
  • Was passiert mit den Kategorien während eines Datenverlustes auf Client-oder Serverebene?
  • Wie sichere ich benutzerdefinierte Kategorien?
  • Wie stelle ich den Anwendern einheitliche Kategorien zentral und unternehmensweit zur Verfügung?

Für diese Fragen gibt es in Outlook©/Exchange© keine Antwort, d.h.: Eine zentrale Kategorienverwaltung ist einfach nicht vorgesehen! OLXCat bietet eine perfekt auf die Ansprüche einer zentralen Kategorisierung abgestimmte Lösung und aktualisiert die lokale Hauptkategorienliste der einzelnen Outlook©-Clients vollautomatisch aus beliebig definierbaren, zentral verwalteten Kategorien.

OLXMail - Die Alternative zum Outlook-Seriendruckassistenten


Die Erstellung von personalisierten Serienmails oder Serienfaxen ist im Zusammenspiel von Outlook© und Word© oftmals sehr schwierig. Der produkteigene Weg ist ebenso kompliziert wie praxisfern: Die Erstellung über den Word©-Briefassistenten scheitert an der fehlenden Einbindungsmöglichkeiten eigener Vorlagen, der Weg über Outlook© und der Seriendruckfunktion führt den Outlook©-Nutzer direkt in ein Word©-Seriendruck-Dokumentenchaos, in dem sich der Anwender mit einem verwirrenden Funktions-Mix aus Seriendruckfeldern, Adressblöcken und Druckoptionen konfrontiert sieht - vorausgesetzt natürlich, der Anwender schafft es vorab, das Outlook©-Adressbuch als Kontaktquelle einzubinden.

Ablehnen statt Sortieren - NoSpamProxy

Vermutlich kennen Sie das Problem: Trotz installierter Anti-Spam-Lösung verwenden die Mitarbeiter Ihres Unternehmens jeden Tag einen nicht unwesentlichen Teil Ihrer Arbeitszeit damit, unerwünschte E-Mails auszusortieren.

NoSpamProxy verspricht hier Abhilfe und beschreitet dazu einen ganz eigenen Weg: Im Gegensatz zu herkömmlichen Lösungen scannt NoSpamProxy E-Mails schon während des SMTP-Empfangs und klassifiziert die E-Mail anhand unterschiedlicher Filter. Wird eine E-Mail als Spam klassifiziert, so wird diese nicht vom System angenommen und der Absender erhält eine entsprechende Benachrichtigung. Wird die E-Mail als vertrauenswürdig eingestuft, darf diese passieren. Mit einem neuen Senderreputationssystem und einem innovativen Anlagenmanagement verbessert NoSpamProxy die E-Mail-Sicherheit dort, wo etablierte Technologien versagen.

Spam-Abwehr noch vor Ihrem Mailserver

Im Zuge der immer professioneller und perfider werdenden Angriffsmethoden fallen die etablierten Technologien zur Erkennung von Malware und Betrugsversuchen á la CEO-Fraud immer weiter zurück. Für den normalen Nutzer sind diese Attacken kaum oder gar nicht zu erkennen. Schützen Sie die Anwender Ihrer Kunden noch wirksamer vor diesen täuschend echt wirkenden Mails in Ihrem Postfach und nutzen Sie die neue Version, die die Prüfung der Absenderreputation auf ein deutlich höheres Niveau bringt.

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