Welche Kennzahlen wirklich relevant sind
Software ist heute überall. Sie begleitet Meetings, steuert Prozesse, sichert Daten und hält ganze Organisationen arbeitsfähig. Trotzdem wissen viele Unternehmen erstaunlich wenig darüber, wie ihre Software tatsächlich genutzt wird – und was sie wirklich kostet.
„Wir haben doch alle Lizenzen im Blick“ ist ein Satz, der in der Praxis häufig fällt. Und ebenso häufig nicht stimmt. Denn zwischen Rechnungen, Vertragslaufzeiten und tatsächlicher Nutzung klafft oft eine stille Lücke. Genau hier beginnt das Thema Lizenztransparenz.
„Wissen wir eigentlich, wofür wir bezahlen und warum?“
Wenn Übersicht mit Transparenz verwechselt wird
Viele Unternehmen können heute auf Knopfdruck sagen, welche Software sie im Einsatz haben. Was sie oft nicht sagen können: warum, für wen und zu welchem realen Nutzen.
Listen, Vertragsordner und Herstellerportale liefern Bestände. Sie beantworten aber keine Entscheidungsfragen. Sie sagen nicht, wo Geld ohne Wirkung gebunden ist, welche Lizenzen geschäftskritisch sind oder welche Verträge stillschweigend Risiken aufbauen. Genau deshalb entsteht trotz „vollständiger Datenlage“ häufig Unsicherheit statt Kontrolle.
Transparenz beginnt dort, wo Zahlen handlungsfähig werden. Wo klar wird, was genutzt wird, was verzichtbar ist und wo Entscheidungen anstehen. Genau an diesem Punkt werden Kennzahlen relevant – nicht als Reporting-Dekoration, sondern als Grundlage für bessere Entscheidungen. Und genau dafür lohnt es sich, diesen Blog zu lesen.
Die Kennzahlen, die wirklich Orientierung geben
Nutzungsgrad: Realität statt Annahmen
Der Nutzungsgrad zeigt, wie viele vorhandene Lizenzen tatsächlich aktiv verwendet werden. Diese Kennzahl ist oft ernüchternd – und genau deshalb so wertvoll. Sie legt offen, wo Software „auf Vorrat“ bezahlt wird, ohne produktiv zu sein, und wo Prozesse rund um Zuweisung, Entzug oder Rollenwechsel nicht sauber greifen.
Überlizenzierung: Kleine Abweichung, große Wirkung
Frage: Wie viele Lizenzen sind dauerhaft ungenutzt oder technisch nicht mehr erforderlich?
Absolute Anzahl ungenutzter Lizenzen
Anteil an Gesamtlizenzen in Prozent
Warum relevant:
Überlizenzierung bindet Budget, ohne Mehrwert zu liefern. Besonders kritisch bei Subscriptions mit automatischer Verlängerung.
Compliance-Abweichung – zwischen Risiko und Kontrolle
Lizenzcompliance wird häufig erst dann relevant, wenn ein Audit angekündigt ist. Dabei lässt sich das Risiko frühzeitig messen:
Unterlizenzierung bedeutet rechtliche und finanzielle Unsicherheit
Überlizenzierung ist wirtschaftlich ebenso problematisch
Eine saubere Abweichungsanalyse schafft Ruhe – und Verhandlungsfähigkeit.
Kosten pro aktivem Nutzer
Listenpreise sagen wenig aus. Erst die Kosten pro tatsächlich aktivem Nutzer zeigen, wie wirtschaftlich eine Lösung wirklich ist.
Kosten pro aktivem Nutzer
Viele Softwareverträge verlängern sich automatisch. Oft ohne erneute Bewertung, manchmal ohne Wissen der relevanten Stellen.
Transparenz über Laufzeiten, Kündigungsfristen und Preisentwicklungen ist keine administrative Kleinigkeit.
Sie ist ein aktiver Steuerungshebel.
Wer hier Klarheit hat, entscheidet rechtzeitig statt reaktiv.
Lizenzkomplexitätsgrad
Frage: Wie komplex ist das Lizenzmodell eines Herstellers?
Anzahl Lizenzmetriken
Abhängigkeiten (User, Device, Core, Feature)
Unterschiedliche Editionen / Add-ons
Warum relevant:
Hohe Komplexität bedeutet höheren Verwaltungsaufwand, erhöhtes Fehlerrisiko und schlechtere Skalierbarkeit.
Lizenztransparenz braucht Erfahrung
Lizenztransparenz entsteht nicht durch Tools allein, sondern durch klare Kennzahlen mit echter Entscheidungsrelevanz. Unternehmen, die wissen, welche KPIs zählen und wie sie richtig interpretiert werden, schaffen die Grundlage für:
planbare und nachvollziehbare Softwarekosten
auditfeste Lizenzstrukturen
bessere Verhandlungspositionen gegenüber Herstellern
langfristige Steuerbarkeit ihrer IT-Landschaft
Der entscheidende Schritt liegt nicht im Sammeln von Daten, sondern in deren konsequenter Verdichtung zu steuerbaren Informationen.
Unsere Rolle
megasoft® IT unterstützt Unternehmen dabei, ihre Software- und Lizenzlandschaft transparent, wirtschaftlich und auditfest aufzustellen.
Mit klaren Kennzahlen, realistischen Bewertungen und einem praxisnahen Blick auf Kosten, Nutzung und Verträge – unabhängig, nachvollziehbar und ohne unnötige Komplexität.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Sicherheitsstrategie optimieren.
Möchten Sie wissen,
wo in Ihrer Softwarelandschaft unnötige Kosten entstehen,
welche Lizenzen und Verträge kritisch sind
und wie sich Lizenzmanagement strategisch steuern lässt?
Sprechen Sie mit megasoft® IT.
Wir schaffen Transparenz dort, wo Entscheidungen getroffen werden.
Wir leben Software!
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